Хранение документов

Принимаем на хранение документы организаций и предприятий. Эффективное сокращение затрат на хранение и пользование Вашими документами! Охраняемая территория, системы видеонаблюдения, пожаротушения и сигнализации. Профессионалы архивного дела оказывают весь комплекс услуг. Более 50 000 дел хранится уже в нашем архивохранилище! Внедряйте передовые бизнес-процессы и экономьте затраты минимум в 3 раза!

Вы все еще считаете, что документы Вашей компании хранятся в офисе бесплатно???  Тогда посчитайте свои затраты в месяц на:

1.Стоимость аренды кв. метра офиса. / Если офис свой, то стоимость аренды все-равно нужно считать, т.к. эти деньги, либо можно получить, либо использовать для рабочих мест, которые приносят доход, а не создают затраты.
2.Кол-во метров площади офиса, занятых под шкафы или стеллажи с документами. / Один стеллаж-шкаф занимает в среднем 0,5м2. С проходами можно грубо считать 1м2.
3.Стоимость шкафа-стеллажа для хранения документов.
4.Стоимость сегрегаторов-папок.
5.Коммунальные платежи в пересчете на один кВ. метр.
6.Затраты на охрану, пожаротушение в пересчете на кВ. метр.
7.Зарплата сотрудника, ответственного за документооборот. / Это может быть даже 0,5 ставки при выполнении сотрудником других обязанностей.
8.Налог на ЗП сотрудника при официальном оформлении.
9.Потеря рабочего времени других сотрудников компании на ожидание требуемого документа при его поиске.

Итак, рассмотрим пример подсчета стоимости хранения документов в обычном офисе.

В качестве примера возьмем даже небольшую кампанию с небольшим кол-вом документов.

1.Кол-во шкафов, стеллажей с документами в организации: 10/500 дел-папок.
2.Площадь под шкафами: 10м2.
3.Стоимость аренды площади 120грн./м2 х10=1 200 грн.
4.Коммунальные платежи: 4грн./м2= 40 грн.
5.Затраты на охрану, сигнализацию, уборку, др. админ.: 5грн./м2=50 грн.
6.Зарплата сотрудника 0,2 ставки в 2500 грн.: 500 грн.
7.Налоги по ЗП: 300 грн.
8.Потери рабочего времени для упрощения калькуляции учитывать не будем. Каждый может сам добавить расчет.
9.Итого затраты мин. в месяц: 1200+40+50+500+30=2 090грн.
10. 2 090грн. х12 месяцев 25 080грн./год.

Стоимость шкафов/стеллажей примем за 1000 грн./шт. = 10 000 грн.

Стоимость папки-сегрегатора примем за 30грн./шт.=15 000 грн.  

Итого единоразовые затраты: 25 000 грн.

Возьмем срок амортизации шкафов и папок в 5 лет.

Итого затраты за год: 25 000/5= 5 000грн.

25 080+5 000=30 000грн. обходится хранение Ваших документов в год!
За 3 года сумма затрат составит 90 000 грн!

Вы могли бы не покупать шкафы и стеллажи для документов!

Вы могли бы не покупать папки-сегрегаторы для документов!

Вы могли бы разместить на освободившейся площади рабочие места сотрудников!

Вы могли бы требовать выполнения иных функциональных обязанностей в освободившееся рабочее время от сотрудника, отвечающего за документооборот!

Мы гарантируем минимум в 3 раза сокращение Ваших затрат на хранение и управление документами!

Если Вы храните документы у нас, Вы ограничиваете несанкционированный доступ к ним!

Вы платите за услуги хранения документов нашей компании и списываете на затраты эти платежи! А также возмещаете НДС!

Теперь Вы понимаете, почему ведущие компании в мире и в Украине выбирают внеофисное хранение для хранения своей документации?!! 

Пригласите нашего менеджера для детального просчета стоимости Вашего проекта!
Используйте преимущества работы с профессионалами архивного дела!

Мы единственная компания в Украине, которая оказывает полный спектр услуг в области хранения и управления документацией!

Прием документов на хранение

Перед сдачей на хранение, документы необходимо систематизировать и упаковать в архивные короба.

Документы систематизируются или силами компании-заказчика или специалистами УАК. Основная задача систематизации – упорядочение дел и документов в них в той последовательности, которая удобна сотрудникам самой компании-заказчику - в хронологическом порядке или по видам документов. По результатам систематизации составляется опись.

Упаковка документов должна производиться согласно составленной описи. Опись содержит: срок хранения документов и наименования папок. Опись подписывается заказчиком и фирмой-архиватором.

Для упаковки наша компания предоставляет фирменные архивные короба. Форма и качество коробов УАК позволяет надежно защитить Ваши документы в течение длительного времени от пыли, света и деформации. На каждый короб наносится идентифицирующий штрих-код, соответствующий описи.

Регистрация коробов и их содержимого

При приеме на депозитное хранение, короба и их содержимое регистрируются в специальной программе электронного архива. В программу вносится наименование заказчика, дата и срок размещения, данные из описи и фактическое место размещения каждого короба.

По внесенным данным, в последствии, и организовывается процесс поиска необходимых заказчику документов или отбираются документы с истекшими сроками на уничтожение.

Упаковка в архивные короба.

Упаковка документов осуществляется в фирменные короба УАК.

Короба выполнены из прочного трехслойного гофрированного картона, оснащены крышкой и удобными ручками. Размер короба - 320 мм х 400 мм х 287 мм. Максимально допустимая масса документов в коробе – 20 кг.

В коробах, по желанию заказчика, документы могут храниться «россыпью», в архивных папках или переплетенными в дела. Кроме стандартных документов отдаются на хранение кассовые ленты и цифровые носители с архивными данными.

Нашей компанией также разработаны специальные файловые короба, которые предназначены для систематизации документов в коробах. Стандартный короб УАК вмещает пять файловых коробов. Максимальная масса хранящихся в файловом коробе документов – 4 кг. Размер файлового короба - 70 мм (ширина) х 308 мм (длина) х 280 мм.

Размещение в архивохранилище УАК

Специализированные архивохранилища УАК отвечают всем условиям, необходимым для бережного хранения Ваших документов. Зона хранения оборудована системами вентиляции, климатконтроля, пожаротушения и сигнализации, ведется круглосуточное видеонаблюдение и запись. Территория вокруг хранилища так же круглосуточно охраняется, оборудована системами видеонаблюдения и записи. Доступ в архивохранилища УАК имеет строго ограниченное число сотрудников. Все они проходят проверку службой безопасности.

Внутри хранилища документы размещаются на стеллажах, что обеспечивает необходимую циркуляцию воздуха между коробами. Размещение на стеллажах хаотичное, динамичное и анонимное. Это означает, что все короба, находящиеся в хранилище, визуально совершенно одинаковы. Короба каждой компании распределены по всему хранилищу. Кроме того, в течение всего срока хранения, архивный короб регулярно перемещается по архивному терминалу.

Предоставление документации

Отдав свои документы на хранение, Вы по-прежнему можете их использовать по первому требованию. Документы могут предоставляться в оригиналах, скан-копиях и ксерокопиях, доставляться по факсу, с помощью электронной почты или курьером. Кроме того, возможно предоставление комфортабельного и оборудованного всей необходимой техникой помещения для работы с документами на территории нашего архивохранилища.

Однако есть ряд мер, придерживаясь которых мы дополнительно обеспечиваем конфиденциальность хранящейся у нас информации:

- список должностных лиц клиента имеющих право доступа к документам согласовывается и предоставляется в письменном виде;

- формат заявки на предоставление документов подается за подписью должностного лица клиента и печатью клиента;

- ведется регистрация обращений клиента к документам в электронном и печатном видах.

Конфиденциальное уничтожение документов

Украинская Архивная Компания предлагает несколько программ по конфиденциальному уничтожению документов:

- уничтожение документов с истекшим сроком хранения после выполнения архивного списания документации Вашего предприятия нашими архивариусами;

- уничтожение документов заказчика, находящихся на хранении в архивохранилище УАК, по истечении сроков хранения и при наличии на это письменного заявления клиента.

- единоразовое уничтожение документов по запросу заказчика.

Уничтожение документов может быть выполнено на территории заказчика или на территории УАК. О факте уничтожения заказчик получает соответственный сертификат.

Мы храним документы более 150 компаний и предприятий!!! Это более 400 000 папок!! Присоединяйтесь к лидерам!

Запросите расчет стоимости хранения для Вашей компании и получите максимально выгодное предложение!